Bot de WhatsApp para reservar canchas en 2026: cómo funciona una IA que aparta, cobra y confirma en el número de tu sede

Un bot de WhatsApp para reservar canchas es un asistente con inteligencia artificial que contesta en el número de tu sede, mira la agenda real, aparta la cancha, pide el abono y confirma cuando llega el comprobante, a cualquier hora. La diferencia entre uno que te ayuda y uno que te mete en problemas está en un detalle: de dónde saca las horas libres. Esta guía explica cómo funciona paso a paso, qué nunca debe hacer y qué necesita de tu sede para empezar.

Qué hace un bot de WhatsApp para reservar canchas

En una sede de fútbol 5 o de pádel, la pregunta que más llega por WhatsApp es casi siempre la misma: «¿hay cancha hoy a las 8?». Contestarla bien exige mirar la agenda, apartar la hora antes de que otro la tome, mandar las cuentas, esperar el comprobante, revisarlo y anotar todo.

Un bot conectado a la agenda hace esa cadena completa:

1. Responde con las horas libres reales de la cancha y el deporte que le piden, de día o a medianoche.
2. Aparta la cancha en la agenda en cuanto el cliente elige, para que nadie más la tome mientras paga.
3. Pide el abono con las cuentas de tu sede (Bancolombia, Nequi, Daviplata o las que uses).
4. Lee el comprobante que el cliente manda en foto y confirma la reserva si todo coincide.
5. Mueve o cancela reservas cuando el cliente lo pide, aplica códigos de cupón y anota en la lista de espera a quien quiere una hora ocupada.
6. Recuerda la hora por WhatsApp antes del partido, con el saldo pendiente si lo hay.

Una conversación de ejemplo, paso a paso

Así se ve una reserva de principio a fin. Es un ejemplo ilustrativo: la cancha, la hora, el precio ($120.000 la hora), el abono del 30 % y el código son inventados para mostrar el flujo.

Momento	Mensaje	Qué pasa por dentro
10:40 p. m.	Cliente: «Buenas, ¿hay cancha mañana a las 8 de la noche para fútbol 5?»	La IA consulta la agenda. Las horas libres las calcula el código, no el modelo.
10:40 p. m.	Sede: «Hola. Mañana a las 8:00 p. m. está libre la Cancha 2, a $120.000. Si te sirve más tarde, a las 9:00 p. m. tengo la Cancha 1.»	Solo ofrece horas que de verdad están libres, con cancha, hora y precio.
10:41 p. m.	Cliente: «Dale, la de las 8.»
10:41 p. m.	Sede: «Listo, te la aparto. Tu código es K7QM. Para confirmar, transfiere $36.000 de abono a una de estas cuentas y mándame la foto del comprobante por aquí.» (siguen las cuentas de la sede)	La Cancha 2 queda apartada en la agenda durante el tiempo que configuraste (15 minutos por defecto).
10:49 p. m.	Cliente: (foto del comprobante)	La IA lee monto, fecha, banco, referencia, quién pagó y a qué cuenta. Si esa referencia ya se usó, el comprobante se bloquea.
10:49 p. m.	Sede: «Confirmada: mañana a las 8:00 p. m., Cancha 2.»	Un comprobante claro que coincide confirma la reserva solo; si algo no cuadra, lo revisa una persona de tu equipo.
Mañana, 6:00 p. m.	Sede: «Te esperamos hoy a las 8:00 p. m. en la Cancha 2. Saldo por pagar: $84.000.»	Recordatorio 2 horas antes (lo configuras), con el saldo.

Nadie de tu equipo tocó el celular, y la reserva quedó en la misma agenda que ve la recepción. Si el cliente hubiera escrito «quiero hablar con alguien», el chat habría pasado a tu equipo en ese momento.

Lo que un bot de reservas nunca debe hacer

Un bot que contesta bonito pero se equivoca de hora es peor que no tener bot: te deja dos equipos en la misma cancha. Estas son las líneas rojas:

• Inventar disponibilidad. Un modelo de lenguaje, solo, puede «creer» que una hora está libre. En Controla Cancha la IA nunca decide eso: las horas libres las calcula el código a partir de la agenda real, la misma donde la recepción le reserva al que llega en persona.
• Confirmar sin pago cuando tu regla pide abono. La reserva queda apartada, no confirmada, hasta que el comprobante se valida o alguien de tu equipo decide confirmarla sin abono.
• Ofrecer una cancha que está ocupada por otra. Si tu cancha de fútbol 8 son dos de fútbol 5 juntas, el bot no puede ofrecer una de las pequeñas mientras la grande está en uso. Lo explicamos en canchas combinadas sin dobles reservas.
• Meterse en una conversación que lleva tu equipo. Si alguien de tu equipo escribió en ese chat en las últimas 12 horas, la IA no interrumpe.
• Tocar el dinero. El abono va directo a la cuenta de tu sede. El bot pide, lee el comprobante y registra; nada más.

Cuándo le pasa el chat a una persona

Un buen bot sabe cuándo hacerse a un lado. En Controla Cancha la IA le entrega la conversación a tu equipo en tres casos:

1. Cuando el cliente pide hablar con una persona.
2. Cuando no está segura de qué responder.
3. Cuando la sede pasó la cuota mensual de reservas con IA de su plan.

Además, un comprobante dudoso nunca se aprueba solo: va a una persona, que ve la foto y lo que leyó la IA, y lo aprueba o lo rechaza con un motivo que le llega al cliente.

Tu equipo ve todos los chats en la bandeja de entrada de la app y puede escribir en cualquier momento. Para el cliente sigue siendo el mismo número de siempre, con la misma conversación.

Chatbot genérico o IA conectada a tu agenda

No todo lo que se vende como «bot de WhatsApp» hace lo mismo. Estos son los tres tipos que vas a encontrar, descritos de forma general:

	Bot de menú (opciones 1, 2, 3)	Chatbot genérico con IA	IA conectada a la agenda
De dónde saca las horas libres	No las sabe: manda un enlace o pasa a una persona	Del texto que le diste o de lo que supone	De la agenda real, calculadas por código
Aparta la cancha	No	No, o lo deja escrito en el chat	Sí, en la agenda y con tiempo límite
Cobra el abono	Manda las cuentas si las tiene escritas	Manda las cuentas	Pide el abono con las cuentas y el código de la reserva
Revisa el comprobante	No	No	Lo lee y bloquea las referencias repetidas
Choca con la recepción	Puede haber doble reserva	Puede haber doble reserva	No: es la misma agenda
Mueve, cancela, lista de espera	No	Depende de que alguien lo haga a mano	Sí

La pregunta para hacerle a cualquier proveedor es una sola: «si mi recepcionista reserva las 8:00 p. m. en el mostrador, ¿tu bot deja de ofrecerla en ese mismo momento?». Si la respuesta no es un sí sin rodeos, el bot no está conectado a tu agenda. En la guía para elegir el mejor sistema de reservas de canchas tienes más preguntas para la demo.

Qué necesita de tu sede

La IA trabaja con lo que tú le das. Antes de encenderla, deja listo esto:

• Tu número vinculado. Es el WhatsApp de siempre, vinculado como cuando abres WhatsApp Web. Tus clientes no notan ningún cambio.
• Tus cuentas para el abono. Puedes registrar varias: Bancolombia, Nequi, Daviplata y, fuera de Colombia, las locales, como Yape en Perú. El dinero llega directo ahí.
• Tus reglas de cobro. Porcentaje de abono (ninguno, 20 %, 30 %, 50 %, 100 % u otro; 30 % por defecto) y minutos que se aparta la cancha mientras llega el comprobante (15 por defecto).
• Tus precios por franja. Entre semana de día, noches y fines de semana, más el precio especial de los turnos fijos. Si aún no los tienes claros, lee cómo poner el precio por hora de tu cancha.
• Lo que ya está comprometido. Turnos fijos, bloqueos por mantenimiento o lluvia, festivos y canchas combinadas. Lo que no está en la agenda, la IA no lo sabe.
• Alguien pendiente de la bandeja. La IA resuelve lo repetitivo; tu equipo atiende lo que ella le pasa.

Usar tu propio número tiene una ventaja más: cuando lo vinculas, la IA aprende del historial de chats cómo cotiza y cómo habla tu sede, y los hábitos de cada cliente frecuente. No arranca de cero.

Cuánto cuesta por plan

Crear la sede, la agenda, la tienda, la caja y la página de reservas es gratis. El plan se elige al conectar el WhatsApp y se paga por sede, cada mes, sin comisión por reserva:

Plan	Canchas	Qué hace el WhatsApp	Comprobantes	Precio (COP al mes)
Partido	Hasta 2	Vinculado para recordatorios y bandeja; contesta tu equipo	Los aprueba una persona	$149.000
Torneo	De 3 a 5	IA que aparta, cobra y confirma; 400 reservas con IA al mes	Validados con IA	$249.000
Estadio	6 o más, y varias sedes	IA que aparta, cobra y confirma; 1.000 reservas con IA al mes	Validados con IA	$399.000

Cuando la sede llega a la cuota del mes, la IA pasa los chats a tu equipo, que sigue atendiendo desde la bandeja. En otros países se paga en moneda local, con precios locales. El detalle de cada plan está en precios.

Cómo empezar, paso a paso

1. Crea tu sede gratis en cancha.controla.club: canchas, horarios y precios por franja. Toma unos minutos.
2. Carga lo comprometido: turnos fijos, bloqueos y, si las tienes, canchas combinadas.
3. Agrega tus cuentas y define el abono y el tiempo para enviarlo. Si dudas cuánto pedir, lee cómo cobrar el abono por transferencia, Nequi o Daviplata.
4. Elige plan y vincula tu WhatsApp. Desde ese momento la IA contesta y tú ves cada chat en la bandeja.
5. Mira los primeros días de cerca. Lee las conversaciones, entra cuando quieras y ajusta las reglas que no encajen.
6. Revisa los recordatorios (2 horas antes por defecto). Junto con el abono y la lista de espera, son la base para evitar que reserven y no lleguen.

Si quieres verlo antes de tocar tu número, la demo interactiva simula una noche completa en una sede, con chats de WhatsApp que llegan y reservas que se apartan mientras miras el mapa.